Réduire les risques pour le bâtiment, préserver la santé des usagers : la réglementation est prolixe en matière d’immobilier professionnel. Compilée dans le Code civil, le code de l’environnement ou encore dans le code de la construction et de l’habitation, elle évolue constamment et se montre de plus en plus exigeante en termes de sécurité, d’accessibilité, d’efficacité énergétique ou encore de respect de l’environnement. Pour assumer (et assurer) sa responsabilité et piloter la conformité réglementaire, le gestionnaire immobilier peut s’appuyer sur la data et l’automatisation.
C’est quoi la conformité réglementaire ?
Dès sa construction, un bâtiment tertiaire ou industriel est soumis à un cadre strict. On peut citer par exemple la garantie décennale qui engage la responsabilité du constructeur, la réglementation environnementale (RE2020) ou encore les règles d’urbanisme locales à respecter. Une fois achevée, l’infrastructure doit prendre en compte d’autres éléments tels que les règles s’appliquant aux établissements recevant du public (ERP). Elles concernent notamment l’entretien et la vérification des installations et équipements tels que les ascenseurs ou l’éclairage, ou encore l’évacuation des personnes en cas d’incendie. En parallèle, certaines normes (NF S31-080 pour le confort acoustique) et certains référentiels de certification (NF HQE pour les bâtiments tertiaires) peuvent venir se surajouter au mille-feuille !
Dans ce contexte très codifié, le gestionnaire immobilier d’un bâtiment professionnel doit garantir et piloter la conformité réglementaire du patrimoine sous sa responsabilité. Cela revient à s’assurer de respecter l’ensemble des principes qui régissent la sécurité du public et des personnes travaillant dans ces espaces, en menant une veille réglementaire afin de se tenir informé des évolutions et de conduire des actions proactives. L’autre levier est l’audit, afin d’évaluer la conformité et de mener les actions correctives qui s’imposent.
Gérer le risque légal pour prévenir ses conséquences pour l’entreprise
L’enjeu de la conformité réglementaire est particulièrement sensible dans l’immobilier d’entreprise, car elle recouvre plusieurs dimensions. Qui dit réglementation dit sanction en cas d’infraction ; une société dont le bâtiment n’est pas aux normes encourt le paiement d’une amende voire une peine d’emprisonnement pour l’exploitant. Nul n’en censé ignorer la loi ! En cas d’accident, la méconnaissance de la réglementation sera considérée comme une circonstance aggravante. Le risque légal (pénal et civil) suppose donc un principe de précaution dans une activité de property management.
Par ailleurs, un incident sur le patrimoine immobilier de l’entreprise peut avoir des conséquences financières : surconsommation, travaux, remplacement d’équipement, pertes d’exploitation en cas de fermeture du site, etc. Les conséquences peuvent aussi être humaines (blessure ou décès d’un usager ou d’un visiteur). Et avoir des répercussions sur l’image de marque de l’entreprise et donc sa réputation, ce qui entraîne une perte de confiance des clients, met en péril le carnet de commandes et menace l’activité et même la pérennité de la société. En résumé, la conformité réglementaire du bâtiment est un enjeu pour toute l’organisation !
Le suivi des échéances réglementaires, une mission complexe
La conformité réglementaire d’un actif immobilier se mesure à travers des contrôles et visites périodiques réalisés par des organismes indépendants habilités. Ces inspections réglementaires se basent sur des normes et des standards pour vérifier le bon respect des règles de sécurité et de protection lors de l’installation et le bon fonctionnement des équipements en service. Elles sont exigées par les différentes réglementations auxquelles est soumis l’immobilier d’entreprise ; après sa visite, le contrôleur remet ensuite un rapport d’inspection qui peut comporter des réserves recensant les éventuels défauts repérés. Il appartient ensuite au gestionnaire immobilier de lever ces réserves en veillant à ce que le prestataire en charge de la maintenance et de l’entretien de l’équipement effectue les opérations recommandées.
La complexité du suivi des échéances réglementaires d’un patrimoine immobilier réside dans la gestion simultanée d’une multitude d’équipements :
- ascenseurs et escaliers mécaniques ;
- sécurité incendie (alarmes incendie, extincteurs, sorties de secours, systèmes de désenfumage, etc.) ;
- installations électriques (systèmes électriques, câbles, prises, tableaux de distribution, etc.) ;
- qualité de l’air intérieur (concentration de CO2, composés organiques volatiles, moisissure, amiante, etc.) ;
- ergonomie des postes de travail (mobilier, éclairage, équipements informatiques, bruit) ;
- accessibilité aux personnes handicapées ;
- protection de l’environnement (DPE, bilan des émissions de GES, etc.) ;
- chauffage, climatisation, aération et assainissement ;
- portes et portails ;
- etc.
La plateforme Intent, un tableau de bord exhaustif et réactif
Pour ne laisser aucun angle mort dans le pilotage de la conformité réglementaire, un directeur immobilier et ses équipes doivent pouvoir s’appuyer sur un outil apportant une vision exhaustive de l’état réglementaire des actifs de l’entreprise. Concrètement, cela inclut le statut des différents équipements : périodicité des contrôles, état de la planification des visites, suivi des réserves, etc. Ce tableau de bord doit permettre de n’omettre aucun détail. La centralisation de ces informations en un tableau de bord unique représente un gain de temps pour le gestionnaire immobilier, en même temps qu’elle lui permet de n’omettre aucun détail en matière réglementaire. À terme, l’enjeu est d’apporter de la valeur d’usage aux actifs immobiliers grâce à la data.
La plateforme d’Intent Technologies est un outil de monitoring relié aux flux de données des différents équipements et des prestataires qui en assurent l’entretien et la maintenance. L’accès à l’information se fait en temps réel, de manière simplifiée et uniformisée. Le plan de suivi réglementaire bénéficie de l’automatisation des alertes, afin d’engager les actions requises dans les délais imposés par le calendrier. Le suivi de la conformité réglementaire s’effectue dès lors en toute intuitivité, avec des indicateurs tel que le taux de conformité des bâtiments ou des KPIs personnalisés.
Un tableau de bord préventif permet par ailleurs de connaître le taux de couverture des visites d’entretien et de détecter les dérives et les retards, afin d’éviter la survenance d’incidents et de limiter les réserves à traiter a posteriori à l’issue des contrôles périodiques. La plateforme Intent permet ainsi un pilotage des contrats plus rigoureux avec le suivi des interventions, mais aussi une meilleure collaboration grâce par exemple au partage des documents et données essentielles des bâtiments avec les fournisseurs et prestataires.
Découvrez l’offre conformité réglementaire des solutions d’Intent Technologies
Pour un pilotage aussi bien préventif que curatif de la maintenance des actifs immobiliers professionnels, la transformation digitale du property management apporte des solutions efficaces et optimisées. La plateforme Intent répond aux différentes problématiques d’un gestionnaire immobilier en centralisant les informations et en automatisant les process nécessaires à la mise en conformité des installations et des équipements. Elle permet même d’aller d’une approche strictement réglementaire vers une stratégie de valorisation patrimoniale. Contactez-nous pour découvrir plus en détail les fonctionnalités de nos solutions pour l’immobilier tertiaire.
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