Comment gagner du temps, de l’argent et de l’efficacité dans le pilotage du patrimoine immobilier ? Cette équation ne peut se résoudre qu’avec l’aide d’un outil de gestion immobilière adapté à la complexité de cet écosystème très spécifique. Plutôt que de multiplier les solutions, une plateforme unique capable de communiquer avec l’ensemble des intervenants sur le patrimoine peut apporter de la simplicité dans l’accès et l’analyse des données. Avec des bénéfices en cascade du directeur immobilier à ses équipes sans oublier les fournisseurs et prestataires.
Directeur immobilier, manager de la complexité
Maintenance des équipements, gestion des locataires et des occupants, pilotage financier des actifs, suivi de la conformité réglementaire… Le directeur immobilier intervient sur un large périmètre dans le cadre de ses missions au service d’un patrimoine. La gestion immobilière exige un solide bagage sur le plan technique, administratif, comptable et juridique afin de définir et mettre en œuvre une stratégie de développement et de valorisation du parc. En matière de property management comme de gestion locative, le directeur immobilier est en relation constante avec des prestataires et des partenaires pour s’assurer du respect des engagements contractuels et atteindre les objectifs de l’entreprise en termes de satisfaction, de rentabilité ou encore de sécurité.
Pour faire face à ce rôle de « manager de la complexité », un gestionnaire immobilier a besoin d’informations, d’indicateurs précis et régulièrement mis à jour afin de disposer d’une vue d’ensemble transparente et exhaustive. La complexité, elle se trouve non seulement dans la multitude de secteurs et de facteurs qui œuvrent autour de la gestion d’actifs immobiliers, mais aussi dans l’enchevêtrement de systèmes et d’outils auxquels il est confronté pour accéder aux données et interagir avec ses interlocuteurs.
Des données dispersées, des outils de gestion immobilière non optimisés
Le quotidien du directeur immobilier se situe moins dans les arcanes du patrimoine qu’il surveille que dans les chiffres nécessaires à son pilotage. Une multitude de données permettant de mesurer le taux d’occupation des actifs, la consommation énergétique des bâtiments, d’être informé du bon fonctionnement des ascenseurs ou encore d’accéder aux diagnostics et informations réglementaires. Ces données sont fournies par les différents prestataires qui interviennent sur le patrimoine immobilier : fournisseurs d’énergie, professionnels de la maintenance, bureaux de contrôle et qualité, etc.
Problème : chacun dispose de son process pour communiquer avec l’exploitant et mettre à disposition les informations. À chacun sa plateforme en ligne, son extranet avec ses identifiants, son format de fichier, ses indicateurs, sa fréquence de mise à jour… Lorsqu’il ne s’agit pas d’un fichier Excel adressé en pièce jointe d’un email terminant sa course dans vos spams ! Cette dispersion des données dans différents systèmes d’information rend difficile leur consolidation et leur analyse.
Une plateforme de données directement connectée aux fournisseurs et prestataires
Dans un environnement sous doté en termes d’équipement orienté métier, la plateforme d’Intent Technologies a été conçue spécifiquement pour les directeurs immobiliers souhaitant bénéficier d’un reporting intuitif et précis. Elle résout deux difficultés auxquelles sont confrontés les gestionnaires immobiliers :
- la centralisation des données immobilières de manière automatisée ;
- la mise à disposition d’un tableau de bord fiable, transparent et personnalisable.
L’outil de gestion immobilière développé par Intent Technologies opère l’intégration des systèmes immobiliers ; il se charge en effet de se relier avec les flux de données des différents fournisseurs et prestataires du parc immobilier afin de remonter les informations en un même lieu pour l’exploitant. Plus besoin de collecter les informations et de les saisir manuellement, toutes sont accessibles sur une plateforme de données unique. Plus besoin de croiser et vérifier les données : cela élimine des tâches chronophages et complexes, libérant le directeur immobilier pour se concentrer sur leur analyse.
Des sujets sur l’organisation et la prise de décision
Un gestionnaire immobilier n’est pas seul dans le pilotage d’un patrimoine : il s’appuie sur des équipes et des prestataires pour effectuer les actions qu’il impulse afin de développer et valoriser les actifs. La transformation numérique l’aide non seulement à recentrer son activité sur l’analyse des données, mais aussi à mieux coordonner l’écosystème qui intervient sur le patrimoine immobilier. Comment ? En jugulant la multiplication des outils et logiciels, qui entraînent une perte de temps et une confusion dans l’interprétation de la data. Cela évite en effet les coûts supplémentaires engendrés par les différentes licences à acquérir, ainsi que le temps que demande la formation des employés appelés à intervenir sur ces outils. Sans compter la perte d’efficacité de ces derniers, face à la difficulté de maîtriser l’environnement et les fonctionnalités de ces différentes solutions indépendantes les unes des autres.
Sans centralisation des outils et des données immobilières, la prise de décisions est retardée et aléatoire, ce qui se répercute à tous les étages de la gestion immobilière, avec le risque d’une qualité de service dégradée. Et sans tableau de bord consolidé, c’est toute l’organisation de la gestion immobilière qui perd en efficacité opérationnelle, avec une communication sujette à des couacs et des erreurs.
Lisibilité + rapidité = efficacité
IntentPlatform, la plateforme de gestion immobilière d’Intent Technologies, contribue à transformer les pratiques vers davantage de collaboration et de transparence. D’un côté, la pertinence des indicateurs et le paramétrage du reporting permettent de visualiser en un clin d’œil la qualité de service par fournisseur, par prestation, par zone géographique ou par période. À la clé pour le directeur immobilier, ce monitoring délivre une lecture plus rapide des succès et des axes de progrès des marchés mis en place, à l’image du pilotage de la performance énergétique.
De l’autre, l’ensemble des intervenants accède à la même interface, respectant un même référentiel métier. Collaborateurs et prestataires peuvent ainsi échanger autour de données homogénéisées, accessibles à tous au même moment. La demande d’intervention directement depuis l’outil est un autre gage d’efficacité et d’optimisation des opérations. Les équipes bénéficient à ce titre d’un accompagnement au changement de la part d’Intent Technologies, pour faciliter l’adoption de la plateforme.
L’exemple du suivi de la conformité réglementaire immobilière est un cas d’usage qui illustre bien les bénéfices de la plateforme d’Intent Technologies. Il est possible de configurer des alertes automatiques afin d’être informé des mises à jour, des échéances importantes et des actions requises. Le directeur immobilier, ses équipes et les prestataires gagnent ainsi en réactivité et s’assurent de maintenir le niveau de performance contractuelle sans perdre de temps en contrôles ou réunions.
Connectez vos actifs à la transformation digitale
En assurant une meilleure gouvernance de la donnée, IntentPlatform recentre le directeur immobilier sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées. Elle met à profit les bénéfices de la transformation digitale au service de la gestion immobilière, afin de piloter plus efficacement les marchés avec les fournisseurs et prestataires. Le gain se mesure à la fois en confort de travail pour les équipes et en qualité de service pour les locataires et occupants. Ce sont aussi des économies de coûts et de gestion pour l’entreprise.
Contactez Intent Technologies pour découvrir nos solutions en matière de gestion immobilière centralisée.
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