Un projet de plateforme numérique profite à toute l’organisation : sa mise en place doit intégrer un maximum de services et d’acteurs dans l’entreprise, car chacun a des bénéfices à en tirer pour ses enjeux. Une plateforme de données va en effet faciliter la circulation de l’information et ainsi améliorer de nombreux processus.
1. Mobiliser l’ensemble des services
Bailleur social, gestionnaire immobilier, collectivité locale : toutes ces structures se composent de différents services qui n’ont pas culturellement l’habitude de mutualiser leurs moyens. Une plateforme de données va transformer cette organisation en silo et faciliter les échanges en faisant circuler les données de manière plus fluide et transparente. Elle va donc créer du lien en interne en mettant tous ces acteurs au même niveau en termes d’information. La base d’une collaboration plus efficace.
C’est la raison pour laquelle un projet plateforme doit être envisagé de manière transversale : il va permettre de traiter un grand nombre de thématiques, des opérationnels sur le terrain à la direction financière en passant par la relation client. Tout le monde au sein du Comex a forcément quelque chose à gagner avec un outil favorisant le partage de la data !
2. Mieux maîtriser les charges des immeubles
Un fournisseur pour la fourniture d’électricité, un autre pour le gaz, un autre encore pour l’eau, des immeubles sur un réseau de chaleur et d’autre un réseau de froid… Tous ces acteurs proposent des données, à condition d’aller les consulter sur leurs extranets dédiés – et vous connaissez votre tendance à oublier ou égarer vos mots de passe –. D’autant qu’au gré des renouvellements de marchés, les fournisseurs peuvent changer régulièrement.
Une plateforme de données est connectée à ces fournisseurs pour rapatrier ces informations dans votre environnement dédié/ou solution logicielle dédiée et vous permettre de consulter en temps réel les consommations et être alerté des dérives ou des indicateurs anormaux. Idéal pour détecter d’éventuelles anomalies d’un immeuble à l’autre, pour réagir plus rapidement et ainsi éviter une dérive des charges pour les occupants.
3. Mieux piloter les contrats des prestataires
La gestion et l’administration d’un immeuble reposent sur une kyrielle de fournisseurs, qui va bien au-delà des fournisseurs d’énergie et de fluides ; la maintenance des ascenseurs, du chauffage, le ménage ou l’entretien des espaces verts sont tout aussi importants pour la qualité de service rendue dans les immeubles. En cas de dysfonctionnement ou de dégradation du service, il est important pour le gestionnaire immobilier d’être alerté le plus rapidement possible, d’avoir accès facilement aux données contractuelles ou encore de pouvoir communiquer facilement avec le prestataire pour suivre la bonne résolution d’un problème.
Tout cela est intégré à une plateforme de données : connectée à vos équipes de proximité, à la relation client ou à des équipements connectés, elle vous notifie en temps réel de l’état de votre patrimoine immobilier, et crée un canal de communication unique pour échanger avec le bon fournisseur et optimiser la prise en charge en cas d’alerte. La consultation facilitée des indicateurs de performance de vos services et contrats va vous permettre de mieux mesurer l’efficacité de vos prestataires tant sur les problématiques d’entretien préventif, de dépannage ou de contrôles réglementaires. C’est aussi un levier pour vous assurer de leur bon engagement… D’autant qu’avec un raccordement facilité auprès de nombreux acteurs, il sera plus facile d’identifier de nouveaux partenaires potentiels intéressés à travailler en toute transparence !
4. Optimiser la qualité de service
L’enjeu d’une réactivité accrue s’inscrit dans une logique « consumer centric ». Le gestionnaire immobilier fait de la satisfaction du client une priorité et il dispose avec une plateforme de données des outils pour s’assurer qu’il bénéficie pleinement des services pour lesquels il paie à travers les charges de l’immeuble. Cela se traduit par exemple par le traitement plus rapide – voire automatisé – des demandes d’ intervention en cas de panne d’ascenseur, de chauffage collectif ou encore d’électricité, mais aussi la prise en compte de ses remontées d’information via une application mobile par exemple. Une plateforme de données permet à la fois d’informer de manière transparente les occupants sur l’état des services et les interventions en cours, mais aussi de les écouter pour améliorer le confort dans l’immeuble. Autant de fonctionnalités qui contribuent à les fidéliser et donc à réduire le risque de défaillance ou de baisse de la qualité, tout en justifiant le coût des services délivrés.
5. Améliorer l’entretien des bâtiments et leur conformité
Au-delà de le « monétiser », le gestionnaire immobilier a pour rôle de préserver la valeur du patrimoine, et cela passe par un entretien efficient. S’il délègue l’opérationnel à des fournisseurs de maintenance, c’est à lui d’orchestrer les différents intervenants et de « valider » les contrats pour optimiser l’entretien et s’assurer que les bâtiments demeurent en conformité. Avec une vision en temps réel des performances des prestataires et une connaissance accrue des consommations sur une plateforme unique, le gestionnaire immobilier peut mieux anticiper les actions nécessaires pour prévenir d’éventuels dysfonctionnements ou satisfaire aux obligations réglementaires.
La plateforme de données fournit à ce titre un reporting clair et exhaustif qui aide le propriétaire et ses partenaires à élaborer leurs plans de travaux.
6. Faciliter le travail des équipes en mobilité
La plateforme de données est accessible depuis n’importe quel smartphone ou tablette, ce qui permet de l’utiliser aussi bien dans les transports que « sur site » lors d’une intervention. Son adoption va donc transformer le travail des opérationnels sur le terrain. Elle va par exemple leur permettre de réaliser leurs demandes d’intervention et leurs signalements, de relever des compteurs, de contribuer à la connaissance de l’état du patrimoine, d’accéder facilement aux alertes en cours, au suivi des interventions ou à des documents tels que les plans de l’immeuble ou la documentation des équipements, ce qui permet un gain de temps et de confort tout en évitant des couacs qui vont retarder la résolution d’un problème.
7. Fiabiliser les processus de prise de décision
La gestion du patrimoine immobilier c’est avant tout une suite de choix : de prestataires, de budgets et d’investissements, d’actions correctives… Et pour effectuer les meilleurs choix, il convient de s’appuyer sur l’information la plus à jour, la plus précise et la plus exhaustive. Ce sont justement les trois bénéfices principaux d’une plateforme de données.
La plateforme de données permet une prise de décision stratégique « Data driven : orientée par l’analyse des données » : la réflexion est alimentée par des données larges et fiables pour offrir la vision la plus périphérique et juste de la réalité de la situation. Cela va permettre d’ajuster la programmation de travaux ou l’offre de services en fonction des usages réels, mais aussi permettre de renégocier des contrats de services avec à la clé le juste niveau de service attendu, au juste prix.
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