Lorsqu’un bailleur social déploie une plateforme, il s’inscrit aussi dans un processus de transformation digitale qui impacte l’ensemble de ses équipes. Combien de temps faut-il pour passer de la théorie à la pratique ? Six mois seulement en avançant pas à pas dans la bonne direction.
Gouvernance : choisir le bon chef de projet
Le succès d’une plateforme de données, ce sont les utilisateurs qui le font en s’appropriant l’outil. Mais au début de la démarche, il s’agit d’identifier la bonne personne dans l’organisation pour maximiser les chances de prise de la « greffe ». Qui est le mieux placé pour piloter le projet Plateforme ?
Un profil de nature curieuse et orienté « solution », avec une vision transversale de l’organisation et capable d’interagir avec l’ensemble des services. Car une démarche de plateformisation est une opération de désilotage ! En proximité, en agence, au siège, au CODIR, à la DSI : il doit en effet être capable d’échanger avec des personnes-ressources afin d’aller trouver les informations essentielles au cadrage du projet.
Madame ou Monsieur Plateforme est un animateur et doit aussi réunir une vision élargie des métiers d’un bailleur social et une certaine maturité en termes de culture digitale. S’il n’existe donc pas de profil-type, le recrutement interne va s’orienter vers un collaborateur possédant une connaissance étendue des processus de l’entreprise et des leviers de création de valeur.
Cadrage : identifier et prioriser les cas d’usage
Ce chef d’orchestre aux commandes du déploiement de la plateforme de données devra dans un premier temps constituer une « task force », une équipe réduite multiservices afin de disposer du panorama le plus complet de l’organisation. Le but : cartographier précisément les fonctions et les interactions afin d’évaluer les besoins de chacun en matière de données. Les achats, l’informatique, les acteurs de proximité, la relation client : tous les services doivent être passés au peigne fin pour identifier un maximum de cas d’usage avant de les hiérarchiser.
L’intégration d’une plateforme de données dans les processus est en effet l’occasion de repenser l’organisation et de faire évoluer sa proposition de valeur. Le but : déterminer des cas d’usage qui seront bénéfiques aussi bien pour les occupants des logements, les collaborateurs du bailleur social et ses fournisseurs.
L’avantage de travailler avec une plateforme déjà déployée auprès de plus de 30 bailleurs, c’est que la grande majorité des cas d’usage a déjà été éprouvée et cartographiée. Ce travail de cadrage ne part pas d’une page blanche. À la clé, d’importants gains de temps et moins de risques dans la mise en oeuvre.
Fournisseurs : inscrire la gouvernance des données dans les contrats
En parallèle des réunions transversales en interne, Mme / M. Plateforme devra se tourner vers les prestataires qui sont autant de partenaires dans la réussite du projet. L’objectif : raccorder un maximum de fournisseurs à la plateforme de données afin de produire les contenus qui favoriseront l’appropriation par les équipes.
Avec plus de 170 fournisseurs déjà IntentReady, l’effort à fournir pour lancer la démarche est limité et transparent pour le bailleur. Entretien, dépannage, contrôles réglementaires, travaux, énergie, services à la personne ; la première étape va consister à cartographier précisément les contrats de prestation de services et adopter deux attitudes :
- Embarquer dès le premier jour tous les fournisseurs dont l’horizon du renouvellement de contrat est à plus de douze mois en direction d’un raccordement à la plateforme, via la signature d’un avenant.
- Faire évoluer tous les appels d’offres des douze prochains mois pour inclure le raccordement à la plateforme dans le périmètre de prestation et cadrer la gouvernance des données.
La clause contractuelle liée au raccordement des fournisseurs doit prévoir le périmètre fonctionnel, la gouvernance projet, les coûts de mise en oeuvre et d’exploitation du raccordement, les délais attendus, les niveaux de services et les éventuelles pénalités associées. Là aussi, Intent vous fournit des modèles de clauses complets et déjà utilisés dans des dizaines de contrats et avenants.
Configuration et intégration : un projet pas si technique
Le grand bénéfice d’une plateforme cloud mutualisée, disponible sur l’étagère et paramétrable, c’est la très faible part de développement informatique en interne dans le déploiement de la solution.
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, un projet Plateforme n’est pas un projet informatique. C’est davantage un projet de transformation de l’organisation ! La direction des systèmes d’information intervient en support lors de la phase de cadrage, mais elle n’est pas sollicitée pour des développements lourds qui retarderaient le lancement. C’est aussi pour cela qu’un projet Plateforme peut être déployé en six mois seulement !
Avec IntentPlatform, l’initialisation de la plateforme et le raccordement des prestataires peuvent capitaliser à la fois sur les connecteurs existants via l’écosystème IntentReady, et sur une méthodologie éprouvée pour accélérer la démarche avec les autres grâce au service IntentData. La quasi-totalité de la configuration est réalisée par l’intermédiaire des interfaces dédiées, en forte proximité avec les équipes IntentCare.
Phase pilote : organiser l’animation de sa plateforme
Après un premier trimestre de cadrage et d’initialisation du projet Plateforme qui voit se réaliser les premiers raccordements de fournisseurs IntentReady, le second connaît une accélération avec un premier déploiement auprès des équipes internes. Une première phase nécessaire pour expérimenter les processus imaginés à partir des cas d’usage définis en amont, qui s’appuie sur les prestataires qui auront été rapidement raccordés comme Proxiserve, Engie Solutions, ThyssenKrupp ou toutes les PME qui utilisent des GMAO déjà IntentReady comme Praxedo ou Infotec.
Déployée sur un nombre réduit d’utilisateurs ambassadeurs et de référents des contrats, cette phase de test va servir de pilote pour valider les usages et affiner l’organisation prévue pour déployer et animer la communauté des utilisateurs d’Intent chez le bailleur. Ces retours d’expérience vont permettre d’anticiper tous les aspects du lancement, tels que l’acculturation à l’usage du smartphone, la communication interne, le support, l’engagement utilisateur, etc. Aujourd’hui, c’est une communauté de plus de 3 000 utilisateurs qui est animée quotidiennement en collaboration avec nos clients.
Déploiement : ici tout commence !
Après ce trimestre pilote, le déploiement de la plateforme de données est prêt à être massifié auprès de l’ensemble des équipes. Au-delà des classiques formations dispensées à l’ensemble des utilisateurs, c’est toute une organisation d’animation qui se met en place pour faire vivre et développer votre plateforme.
Une démarche d’engagement utilisateurs basée sur le monitoring des usages permet de déceler les axes d’investissement en accompagnement des utilisateurs, et les nouveaux contenus et usages à déployer. Le cycle de vie de l’ensemble des contrats du bailleur fait maintenant l’objet d’une revue systématique pour anticiper tous les renouvellements ou nouveaux achats et s’assurer de la mise à niveau des contrats. Un comité plateforme détecte les opportunités de valorisation de la démarche dans tous les projets de l’entreprise : BIM, CRM, extranet locataire, PSP, nouveaux services.
La démarche plateforme d’un bailleur est un projet qui s’inscrit dans le temps, et les 6 premiers mois sont la rampe de lancement d’une transformation profonde de votre organisation et de sa proposition de valeur.
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