Le rôle du référent Plateforme : Accélérer l’adoption dans les équipes de Gestion Technique

Le déploiement d’une plateforme d’exploitation immobilière comme celle d’Intent Technologies au sein d’une grande structure de gestion d’actifs est une transformation qui va au-delà du simple volet technologique. Le succès d’une telle transformation repose avant tout sur l’adhésion des utilisateurs et l’établissement d’une gouvernance transversale efficace. Le maillon essentiel identifié pour garantir cette réussite est la désignation d’un Référent Plateforme. Ce rôle est indispensable pour lever les freins opérationnels et culturels et accélérer l’usage effectif de la solution sur l’ensemble du portefeuille d’actifs.

La gouvernance : Le leader de l’adoption interne

L’enjeu principal est de transformer la plateforme en un outil stratégique utilisé de manière cohérente par l’ensemble des équipes techniques et opérationnelles.

Un pilote pour la vision stratégique

Le “Référent Plateforme” est le garant de la cohérence et de l’efficience du projet. Cette personne doit posséder une autorité et une vision pour :

• Assurer la transversalité : Agir sur les dimensions réglementaires,innovations et métiers pour aligner la plateforme sur les objectifs de l’entreprise.
• Renforcer l’expertise : Servir de point de contact privilégié pour les équipes utilisatrices de la plateforme, garantissant un niveau de compréhension suffisant pour l’intégrer aux projets en cours et futurs.
• Être un ambassadeur : Animer la communauté d’utilisateurs, organiser des formations et des événements (tels que des webinaires ) pour communiquer sur les nouveautés, et favoriser le partage des bonnes pratiques.

Organiser la collaboration et la traçabilité

Pour soutenir le référent et les équipes, une infrastructure de communication structurée est nécessaire :

• Outils de gestion de projet : L’adoption d’outils collaboratifs (comme Monday par exemple) permet de centraliser le suivi des tâches, des jalons, et des responsabilités (RACI), évitant ainsi la dépendance aux échanges par e-mail.
• Support formalisé : L’usage systématique d’un outil de ticketing (support.intent.tech) est crucial pour la traçabilité. Chaque demande (bug, évolution, raccordement) doit être loguée pour garantir son traitement rapide et fournir un historique centralisé à l’organisation.

L’adoption par l’usage : Ancrer la plateforme dans les rituels métiers

L’accélération de l’adoption passe par la capacité de la plateforme à s’intégrer fluidement aux processus des Gestionnaires Techniques en les éloignant de la gestion réactive quotidienne. On évite ainsi le syndrôme du pompier qui éteint les feux dans l’urgence – et la souffrance qui en découle.

Transformer la routine du Gestionnaire Technique

L’objectif est d’inciter les gestionnaires à utiliser la plateforme comme leur tableau de bord principal au quotidien. Cela est soutenu par notre plateforme grâce à :

• Pilotage visuel de la maintenance : Une vue claire du taux de réalisation des visites de maintenance (préventif) par équipement et par site. Ces indicateurs permettent aux gestionnaires d’identifier rapidement les manquements et de mobiliser les prestataires en conséquence.
• Aide et documentation : Mise à disposition de ressources pédagogiques (vidéos, aide en ligne) qui expliquent concrètement les cas d’usages de la plateforme.

L’outil de Contrôle du Risque Réglementaire

Un puissant moteur d’adoption est la capacité d’Intent Technologies à sécuriser vos processus de conformité. Notre nouveau module de Registre de Sécurité Dématérialisé permet d’aller au-delà des contrôles périodiques des organismes externes:

• Contrôle automatisé : Définir un référentiel d’exigences par type d’actif (par exemple, IGH, ERP) et automatiser des points de contrôle sur les équipements.
• Vérification des éléments de preuve : La plateforme contrôle que les données reçues des prestataires ou bureaux de contrôle respectent les exigences (périodicité, présence de rapports).
• Transparence des réserves : Centraliser les réserves remontées par les bureaux de contrôle (qui peuvent même être assistés par l’IA pour la lecture des rapports ), facilitant le pilotage des actions de levée de réserve par le gestionnaire technique.

Prérequis à l’adoption : L’industrialisation des flux de données

La fiabilité des données, essentielle à l’adoption, dépend de la réussite des chantiers d’intégration et de standardisation. Le référent plateforme doit impulser et suivre ces actions en amont.

• Alignement IT : Il est nécessaire de passer d’un mode d’alimentation des données “one-shot” à une synchronisation automatisée des référentiels (actifs, contrats, utilisateurs) via un connecteur technique évolué. L’intégration des systèmes d’information (SI) existants, notamment avec les outils de ticketing (comme Follow Me), est un prérequis pour une expérience utilisateur fluide et la centralisation des données.
• Standardisation des Prestataires : Pour un pilotage efficace de la maintenance (mesure des taux d’exécution), les Gestionnaires Techniques ont besoin d’un langage commun. Le système doit résoudre l’hétérogénéité des codes de prestations utilisés par les GMAO des différents prestataires de maintenance (multi-techniques, ascenseurs, etc.).

Petits conseils pour conduire le changement

• Une communication régulière pour faire comprendre le projet et marquer les premiers succès ;
• Une animation dans la durée de la communauté d’utilisateurs ; 
• Une formation des utilisateurs qui donne du sens avec des cas d’usage – de bout en bout – qui font adhérer aux nouvelles pratiques et prouver que la donnée devient actionnable dans son métier ;
• Mesurer régulièrement la perception des utilisateurs pour comprendre la qualité d’usage et la solution (et les évolutions) à mettre en œuvre.

Conclusion

En conclusion, la nomination d’un “Référent Plateforme “ est l’acte d’engagement qui donnera les moyens aux équipes de gestion d’actifs de s’approprier la plateforme d’Intent Technologies. En pilotant l’alignement stratégique, en résolvant les problèmes de qualité de données et en animant la communauté, cette personne transformera un projet technologique en un véritable succès opérationnel et commercial pour votre organisation.

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