La Poste Immobilier est la foncière du groupe La Poste, responsable de la gestion d’un vaste parc immobilier de 10 000 bâtiments. Ce parc se distingue par sa diversité, comprenant 7 500 bureaux de poste ouverts au public, avec une superficie moyenne de 200 à 300 m2 par bureau. Outre les bureaux de poste, le parc immobilier de La Poste inclut des infrastructures logistiques et industrielles, totalisant 2 000 plateformes industrielles. S’ajoutent à cela 500 bâtiments tertiaires, parmi lesquels se trouvent les locaux de la Banque Postale et divers autres bâtiments intégrant les différentes directions du groupe sur l’ensemble du territoire. En tout, ces 10 000 bâtiments représentent une superficie de 6 millions de mètres carrés et comptent 600 000 équipements. Chaque année, plus de 50 000 interventions y sont effectuées.
“La mariage royal du parc et de la plateforme” – une conférence animée par Badr RHARBI, Directeur Technique et Immobilier Durable chez La Poste Immobilier et Benjamin ULRICH, Président et Fondateur d’Intent Technologies.
Depuis trois ans, un important travail de transformation de la filière technique a été entrepris. Le nombre de contrats de Facility Management (FM) a été réduit de 400 à une vingtaine, désormais gérés par six grands prestataires. Parallèlement, des contrats de Property Management (PM) ont été mis en place, avec un objectif d’externalisation vers des acteurs reconnus du marché.
Les enjeux
Centraliser la data et assurer sa traçabilité sont des enjeux cruciaux dans le projet de La Poste Immobilier. La mise en place des nouveaux contrats de Facility Management (FM) a été l’occasion de structurer les données et d’améliorer leur interopérabilité. L’objectif est de consolider les données pour maintenir une connaissance approfondie du parc immobilier et une visibilité claire sur les opérations ; surtout un contexte ultra réglementé.
“ On est parti du fait que si on voulait fiabiliser la data ; il fallait aller la chercher chez nos fournisseurs, dans leurs systèmes d’information.” – Badr RHARBI, Directeur Technique et Immobilier Durable chez la Poste Immobilier
Cette structuration des données permet de suivre efficacement les demandes d’intervention, d’assurer la traçabilité, de gérer les passations de commandes et la facturation, ainsi que tous les aspects de l’exploitation immobilière. La maîtrise de ces données est essentielle pour garantir une gestion optimisée et réactive du parc immobilier.
“J’ai une fuite dans un immeuble, j’ai une demande d’intervention dans mon CRM, quelle est la traçabilité, la qualité de service que j’offre à l’occupant final ? Est-ce que le devis a bien été passé ? Quand est prévu l’intervention du fournisseur ? Est-ce qu’il est bien passé ? Et la qualité de la prestation réalisée par le prestataire ? Il y a un vrai enjeu d’amélioration de la qualité de service et un enjeu sur le pilotage de nos fournisseurs.” – Badr RHARBI, Directeur Technique et Immobilier Durable chez la Poste Immobilier
L’objectif principal du projet de La Poste Immobilier a donc été la création d’un data lake pour centraliser et structurer les données. La consolidation des données nécessitait une structuration rigoureuse afin de garantir leur fiabilité. Pour ce faire, il était essentiel d’extraire ces données directement depuis les systèmes d’information de leurs fournisseurs.
Quels sont les avantages d’adopter une plateforme numérique immobilière comme celle d’Intent ?
Le projet de La Poste Immobilier est avant tout un projet d’entreprise visant à réorganiser la collaboration entre les différentes parties prenantes techniques et de gestion des propriétés. Ce projet d’entreprise englobe également la nécessité de redéfinir les pratiques métiers pour favoriser l’adoption de nouveaux usages via une plateforme numérique.
Pour rappel, Intent Technologies sur une plateforme Cloud qui facilite et optimise la gestion des parcs immobiliers en interfaçant tous les acteurs qui interviennent sur ces parcs dans la phase d’exploitation : Maintenance, énergie, réglementaire ou des services aux occupants. Dans le cadre du projet de la Poste, il y a une très forte ambition de connecter l’ensemble des fournisseurs, à commencer par le Facility Management, le contrôle périodique, les ascenseurs, les portes automatiques ainsi que les marchés à bon de commande.
La complexité réside dans la création d’interfaces avec ces fournisseurs pour faciliter l’échange d’informations et l’adoption des cas d’usage attendus par les utilisateurs : Optimiser le processus de validation des devis et de gestion des bons de commande est essentiel pour l’efficacité opérationnelle.
De plus, faciliter l’accès à l’information sur le patrimoine immobilier via des applications mobiles rend l’organisation plus efficace, en permettant aux utilisateurs d’accéder facilement à des données actualisées sur les bâtiments. Les échanges entre les équipes techniques – présentes sur place – et les gestionnaires se voient ainsi facilités.
Enfin, le projet comprend des aspects réglementaires, nécessitant une automatisation de la remédiation des observations sur les 10 000 bâtiments. L’objectif est d’automatiser un maximum de traitements, y compris ceux qui ne sont pas pris en charge dans les contrats mais qui sont gérés via des bons de commande validés sur les devis.
Les facteurs clés de succès
La gouvernance a été la première clé de succès du projet de La Poste Immobilier. Une gouvernance efficace doit s’appliquer à tous les niveaux de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une petite SCPI ou d’un grand donneur d’ordre gérant 10 000 bâtiments. Chaque acteur, du directeur général aux opérationnels métiers, doit comprendre le projet dans lequel il s’inscrit.
La compréhension de la data peut sembler nébuleuse pour certains ; il est donc crucial de la rendre concrète à travers des cas d’usage. Plutôt que de parler simplement de données, il s’agit de présenter des manières simples et pratiques de réaliser les tâches quotidiennes. Cette approche doit être communiquée clairement à tous les niveaux de l’entreprise.
Le deuxième volet essentiel est l’urbanisation des systèmes d’information.
Ce volet repose sur la mise en place de cas d’usage simples permettant une meilleure gestion des fournisseurs grâce à des indicateurs et alertes pour vérifier la qualité de service, le respect des clauses contractuelles, les délais d’intervention et la prise en charge des réparations. L’efficacité opérationnelle quotidienne est également un enjeu majeur, avec une volumétrie de données importante à gérer : 10 000 bâtiments et 50 000 interventions annuelles. Cela représente plusieurs milliers de devis à valider tous les ans !
Le troisième facteur, c’est l’engagement des fournisseurs.
Pour engager efficacement les fournisseurs, il est crucial de stipuler dans les contrats leur connexion à la plateforme. Sans cette exigence, les fournisseurs ne prendront aucune initiative en ce sens. Depuis dix ans, Intent Technologies défend l’idée de repenser les achats : ce moment privilégié permet de redéfinir la manière dont l’organisation collaborera et travaillera différemment.
Le quatrième point, et sans doute le plus important, est l’adoption par les utilisateurs. Pour garantir cette adoption, il ne suffit pas de fournir des outils ergonomiques et attrayants. Il est également essentiel de réviser et d’optimiser les processus existants. Dans le domaine de la gestion immobilière, Excel est souvent l’outil de prédilection. Aujourd’hui, il faut changer les pratiques, remettre à plat les processus et faire en sorte qu’on se repose les bonnes questions.
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