Résumé (“En bref”)
- Le marché immobilier est confronté à des défis majeurs, dégradant la valeur des actifs.
- Six risques opérationnels clés (qualité de service, méconnaissance des actifs, performance énergétique, pilotage des contrats, maîtrise des charges, impact environnemental) menacent cette valeur.
- Une gestion proactive et collaborative de l’exploitation, via des plateformes de données, est essentielle pour protéger et augmenter la valeur des actifs.
Sommaire :
- Mettre fin à la fragmentation des données : du tableur gigantesque au référentiel unique
- Remplacer le “ressenti” par la mesure : Le pilotage des contrats de maintenance
- Le Registre de Sécurité Dématérialisé : la sécurité avant tout
- Améliorer la qualité de service : La transparence au service de l’occupant
- Préparer le futur : la programmation pluriannuelle
Pour les organismes de logement social, la gestion d’un parc immobilier se complexifie chaque jour. Entre le défi de préserver et valoriser un patrimoine qui a souvent besoin d’être rénové, la nécessité de respecter une réglementation de plus en plus lourde, et l’impératif d’offrir une qualité de service élevée aux résidents, les directions techniques sont sous pression. L’intégration de grand volume de logements dans le parc exacerbe ces tensions, rendant les méthodes de travail traditionnelles obsolètes.
Le constat est sans appel : un pilotage efficace ne peut plus reposer sur des processus manuels, des informations parcellaires ou le simple “savoir de cœur” des collaborateurs. Les outils de gestion existants, malgré leur robustesse, montrent leurs limites lorsqu’il s’agit de croiser les données d’exploitation terrain, les informations contractuelles et le référentiel patrimonial.
Comment sortir de cette gestion subie pour adopter une approche proactive, transparente et basée sur des faits ? La réponse réside dans l’unification et l’exploitation intelligente de la donnée.
Découvrez cinq clés essentielles, inspirées des problématiques terrain des grands gestionnaires de patrimoine, pour transformer votre direction technique en un véritable centre de pilotage stratégique.
1. Mettre fin à la fragmentation des données : du tableur gigantesque au référentiel unique
Le cœur du problème de l’exploitation réside dans la fiabilité et l’accessibilité de la donnée technique.
Le piège du pilotage par tableurs
Dans de nombreuses organisations, le suivi de l’activité repose encore sur des fichiers Excel surdimensionnés (parfois plus de 40 000 lignes!) qui deviennent l’unique source de vérité. Ces “tableaux énormes” sont non seulement difficiles à ouvrir et à manipuler, mais ils présentent un risque majeur : ils sont souvent sous le contrôle d’une seule personne, rendant l’organisation vulnérable en cas d’absence.
À cela s’ajoute une cohérence douteuse entre les différentes bases de données. Un écart important est fréquemment observé entre le nombre d’équipements recensés dans la base “patrimoine” et ceux qui sont effectivement enregistrés en base “équipement”. Cette disparité rend impossible le calcul précis des taux de couverture contractuelle et l’estimation des plans de renouvellement.
La solution : Construire un jumeau numérique d’exploitation
Une plateforme moderne de gestion technique intervient comme un agrégateur central, capable de :
- Importer et réconcilier les bases existantes : En se connectant au système d’information principal, elle absorbe le référentiel des bâtiments, des résidences et des logements.
- Normaliser le parc d’équipements : Elle permet de définir un inventaire précis des équipements principaux (ascenseurs, chaufferies, VMC, chaudières individuelles, etc.) en croisant les informations du SI interne et celles remontées par les prestataires.
Offrir une base collaborative : L’accès via le web et des applications mobiles assure que tous les acteurs travaillent sur la même base de données en temps réel, éliminant les versions multiples et les problèmes de périmètres. Cette base est enrichie de manière continue et bidirectionnelle, y compris par les prestataires de services eux-mêmes.
2. Remplacer le “ressenti” par la mesure : Le pilotage des contrats de maintenance
Le pilotage des contrats d’entretien repose souvent sur un mécanisme réactif : l’équipe centrale intervient pour “recadrer” un fournisseur lorsque les agences remontent des plaintes de retards ou que le délai prévisionnel des bons de commande est dépassé. Ce système ne permet pas de mesurer la qualité réelle de la prestation ou de garantir le respect de la planification.
La nécessité d’indicateurs probants
Le suivi doit se faire sur la base d’informations précises :
- Marchés à bons de commande : Assurer le suivi des bons avec la date prévisionnelle de réception.
- Marchés forfaitaires : Pour l’entretien des chaudières individuelles ou des ascenseurs, le suivi se fait toujours via un tableur externe, sans indicateur de performance fiable.
La solution : Des tableaux de bord de performance contractuelle
L’intégration des données d’exploitation permet de passer à une évaluation factuelle des prestataires:
- Intégration transparente avec les fournisseurs : La plateforme se connecte aux systèmes d’information des grands prestataires (GMAO) ou propose une application mobile simplifiée pour les PME. Ces connexions sont bidirectionnelles, permettant l’envoi de commandes et la réception de l’état d’avancement.
- Mesure des KPI opposables : L’organisme bénéficie d’une vision synthétique sur des indicateurs clés :
- Taux de réalisation des visites préventives : Filtrable par territoire, par prestataire et par type d’intervention (visite périodique, annuelle), permettant de mesurer l’avancement de l’entretien préventif par rapport au plan contractuel.
- Performance du curatif : Suivi du respect des délais d’intervention contractuels et du temps moyen d’intervention.
Contrôle de la fiabilité de la donnée : La plateforme permet même d’identifier les données aberrantes transmises par les prestataires (ex. : durées d’intervention de “183 jours”) et de travailler avec eux pour fiabiliser la saisie à la source, assurant ainsi l’intégrité des indicateurs de pilotage.
Fiche bâtimentaire : affichage du taux de conformité depuis IntentPLATFORM
3. Le Registre de Sécurité Dématérialisé : la sécurité avant tout
La conformité réglementaire et la sécurité du patrimoine sont des préoccupations majeures. La capacité à produire des documents de preuves, comme les attestations de ramonage ou les quitus d’entretien des chaudières, peut être vitale en cas d’accident ou d’inspection (préfecture, ARS).
La lourdeur du processus documentaire
Aujourd’hui, l’archivage de ces documents est un processus lourd : le double carbone des quitus est reçu, scanné, rangé, et attaché à un lot, sans lien aisé avec l’équipement ou le logement. Retrouver l’ensemble des quitus pour une enquête d’incident est une opération longue et incertaine.
La solution : Consolidation et gestion proactive de la conformité
Une plateforme d’exploitation résout ce problème en proposant un véritable Registre de Sécurité Dématérialisé :
- Vue de conformité dynamique : Elle configure l’ensemble des exigences réglementaires (documentaires, de contrôle et de maintenance) pour un bâtiment donné. Elle affiche ensuite un taux de conformité en temps réel, permettant de se concentrer sur les bâtiments “non conformes” ou qui présentent des carences documentaires.
- Centralisation des preuves : Tous les documents de preuve (quitus, rapports de contrôle, diagnostics) sont centralisés sur la fiche du bâtiment.
Facilité d’archivage : La plateforme peut analyser un document importé manuellement (PDF) pour le catégoriser (contrôle périodique, rapport de contrôle) et l’indexer automatiquement, en renseignant sa date d’émission et sa date de péremption.
4. Améliorer la qualité de service : La transparence au service de l’occupant
La relation avec l’occupant et son bien-être au quotidien sont des enjeux fondamentaux pour les Directions Immobilières. L’absence d’information fiable après une réclamation crée de la frustration et dégrade la qualité de service.
L’opacité après la réclamation
Lorsqu’un résident appelle le centre d’appel, l’affaire est enregistrée, mais les équipes n’ont pas de visibilité sur ce qui se passe entre l’émission de la commande et la déclaration de fin des travaux par le prestataire.
La solution : Un Centre d’Appel alimenté par la donnée terrain
La plateforme d’exploitation fournit une information riche aux équipes de relation client :
- Traçabilité complète de l’intervention : Les agents peuvent informer le résident de la planification de l’intervention par l’entreprise, de sa tentative, de son état dans le logement (en cours, terminé), et des raisons d’un éventuel échec (logement fermé, pièce non disponible).
Gestion des incidents d’équipements : En cas d’alerte sur un équipement commun (ex. : ascenseur à l’arrêt, remonté par télésurveillance) , la plateforme associe immédiatement l’équipement à tous les logements desservis, permettant d’identifier le périmètre d’impact et d’informer les résidents de manière ciblée (par exemple, pour organiser un service de portage).
5. Préparer le futur : la programmation pluriannuelle
Le rôle de la direction technique ne s’arrête pas à l’entretien courant ; il inclut la gestion des marchés de gros entretien et l’élaboration du Plan Pluriannuel de Travaux (PPT).
L’obstacle du Plan Pluriannuel déconnecté
Comme pour l’entretien courant, l’historique des travaux lourds (toitures, façades) est dispersé dans des tableurs annuels, rendant l’analyse et la projection à 40 ans complexes et incertaines. Le PPT se construit ainsi sur une durée de vie théorique, sans prendre en compte la réalité des interventions et de l’état du bâti.
La solution : La donnée d’exploitation au service du stratégique
L’outil d’exploitation se transforme en un puissant levier de décision pour le long terme :
- Historisation du bâti : La plateforme historise sur une seule vue les travaux et remplacements lourds (GEGR).
- Calcul de la durée de vie réelle : En croisant l’historique des pannes, des interventions curatives, et les diagnostics d’état des prestataires (“l’équipement était vétuste, avancé”), la plateforme permet de calculer une durée de vie réelle des composants.
- Ajustement dynamique du PPT : L’outil permet d’ajuster le calendrier théorique du PPT : si l’historique montre des remplacements anticipés ou des dégradations régulières, le plan de travaux est automatiquement réévalué. Inversement, un équipement en excellent état peut voir sa date de renouvellement repoussée.
- Aide à la budgétisation : La plateforme fournit une vision historique des travaux réalisés et des équipements encore en cycle de vie, servant de base concrète pour l’élaboration budgétaire, même si la programmation financière elle-même reste dans le SI principal.
En unifiant l’information, une plateforme d’exploitation et de maintenance permet de faire converger le pilotage opérationnel et la stratégie patrimoniale. L’objectif est de passer d’une gestion basée sur la correction des problèmes à une gestion prédictive et maîtrisée, assurant à la fois l’excellence du service au résident et la pérennité de l’organisme.
🔍 FAQ – Tout savoir sur la centralisation des données et la gestion des prestataires avec IntentPLATFORM
Quelles données puis-je centraliser sur IntentPLATFORM ?
IntentPLATFORM vous permet de centraliser un large éventail de données liées à votre patrimoine immobilier. Cela inclut les données de référentiel (bâtiments, logements, équipements, contacts), les données d’exploitation (interventions préventives et curatives, signalements, alertes), les données énergétiques (consommations d’électricité, gaz, eau), les données réglementaires (visites périodiques, diagnostics, conformité) et les documents associés (rapports, certificats, plans). La plateforme peut également intégrer des données issues d’objets connectés (IoT) comme des capteurs de température, de qualité d’air ou des compteurs intelligents. Cette centralisation vous offre une vision complète et actualisée de votre patrimoine, facilitant ainsi sa gestion quotidienne et son pilotage stratégique.
Quels types de prestataires puis-je connecter à la plateforme ?
Vous pouvez connecter l’ensemble de votre écosystème de prestataires à IntentPLATFORM . Cela inclut les mainteneurs multitechniques, les ascensoristes, les chauffagistes, les plombiers, les électriciens, les bureaux de contrôle, les fournisseurs d’énergie, les entreprises de nettoyage, etc. La plateforme est compatible avec plus de 60 prestataires déjà connectés via notre écosystème IntentReady. Pour les prestataires qui ne sont pas encore connectés, nous proposons différentes méthodes d’intégration adaptées à leur niveau de maturité numérique.
Comment IntentPLATFORM aide-t-elle à gérer les changements de prestataires ?
La gestion des changements de prestataires est souvent problématique dans le secteur immobilier. Sans plateforme centralisée, l’historique des interventions et des données peut être perdu lors d’un changement de prestataire, ce qui complique la transition et peut affecter la qualité de service. Avec IntentPLATFORM , toutes les données d’intervention, les documents et les informations sur les équipements sont centralisés et sécurisés sur la plateforme. Lors d’un changement de prestataire, cet historique reste accessible et peut être partagé avec le nouveau prestataire, assurant ainsi une continuité de service. Les dates de début et fin de contrats étant suivies sur la plateforme, les accès des prestataires sont gérés automatiquement. Vos collaborateurs conservent le même outil et sont simplement notifiés du changement, ce qui facilite grandement la transition.
Quel niveau d'accompagnement est proposé par Intent Technologies ?
Intent Technologies propose un accompagnement complet tout au long de votre projet. Nos équipes vous guident à chaque étape, de la définition de vos besoins jusqu’à l’optimisation continue de votre plateforme. Cet accompagnement inclut le cadrage du projet, la configuration de la plateforme, la connexion de vos prestataires, la formation de vos équipes et un suivi régulier après le déploiement. Nous vous aidons également à définir une gouvernance des données adaptée à votre organisation et à intégrer les clauses nécessaires dans vos contrats avec les prestataires. Notre objectif est de vous assurer une adoption réussie de la plateforme et de maximiser la valeur que vous en tirez. Comme le souligne Jean-François LE TENO de Groupama Immobilier : “La façon dont Intent Technologies contribue à rendre cette transformation possible, c’est en s’impliquant dans ce travail de mise en qualité des acteurs autour du projet”
Comment fonctionne le suivi énergétique sur IntentPLATFORM?
IntentPLATFORM centralise automatiquement toutes vos données de consommation énergétique provenant de sources diverses. La plateforme se connecte directement aux distributeurs comme Enedis et GRDF pour récupérer les données de consommation en temps réel. Elle intègre également les données météorologiques du COSTIC pour ajuster les analyses selon la rigueur climatique. Vous disposez ainsi d’un tableau de bord unique qui vous permet de visualiser et d’analyser l’ensemble de vos consommations sans avoir à consulter de multiples extranets ou fichiers Excel.
Comment identifier les bâtiments les plus énergivores dans mon parc immobilier ?
La plateforme propose une visualisation sous forme de nuage de points qui permet d’identifier instantanément les bâtiments problématiques. L’axe horizontal représente la consommation totale (plus on va à droite, plus le bâtiment est gourmand), tandis que l’axe vertical indique la performance par m² (plus on monte, moins le bâtiment est efficace pour sa taille). La taille des bulles représente la surface du bâtiment. Cette visualisation vous permet d’identifier en un coup d’œil les bâtiments qui combinent une consommation élevée et une mauvaise performance énergétique, vous aidant ainsi à prioriser vos actions correctives.
Quels résultats concrets puis-je attendre en termes d'économies ?
Nos clients constatent généralement une réduction jusqu’à 20% de leurs coûts énergétiques grâce à la détection précoce des anomalies et à l’optimisation continue de leurs installations. Cette réduction des consommations se traduit également par une meilleure maîtrise des charges locatives, réduisant ainsi le risque d’impayés pour les bailleurs sociaux. Au-delà des économies financières, la plateforme contribue à l’amélioration du confort des occupants, à la conformité avec les réglementations énergétiques et à l’atteinte des objectifs RSE et environnementaux de votre organisation.
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